Interview mit Stijn Van Houdenhove - Sodalis
Als Sozialsekretariat bietet Sodalis nicht nur Lohnabrechnungen an, sondern erbringt auch weitere HR-Dienstleistungen. Dabei nutzt das Unternehmen e-Box Enterprise auf vielfältige Weise. Wir wollten wissen, wie es ihnen damit ergeht und haben Stijn Van Houdenhove, Managing Director bei Sodalis zu seinen Erfahrungen und Verbesserungsvorschlägen befragt.
Schneller und sicherer als der Schriftverkehr von einst
„Zum Einen kann unser Geschäftsführer und ich auf e-Box-Dokumente zugreifen, die direkt an Sodalis gerichtet sind“, beginnt Van Houdenhove. „Darüber hinaus erhalten wir in unserer Funktion als Bevollmächtigte an unsere Kunden gerichtete Schreiben, hauptsächlich LSS- und LFA-Dokumente für Arbeitgeber. Wir sind also Vielnutzer!“
„Die Grundidee, alle Behördenschreiben in einer einzigen e-Box zu empfangen, hat eigentlich nur Vorteile. Es geht schneller, wir müssen keine Papierunterlagen beantragen, wir wissen, dass nichts verlegt oder verloren wird… und die Dokumente landen auch nicht an der falschen Stelle“, bemerkt Van Houdenhove. „Früher zum Beispiel ging allerhand an unserem Firmensitz ein – das war natürlich naheliegend, aber praktisch war es oftmals nicht. Dieses Problem hat sich nun erledigt. Für unsere Kunden ist der Dienst auch praktisch: Beantragen wir ein Dokument, sieht der Kunde unsere Anfrage und umgekehrt ist es ebenso. So ersparen wir uns Doppelarbeiten und alles geht flotter.“
Neue Benachrichtigung? e-Box öffnen, Dokument öffnen, lesen – fertig!
„Für jedes Dokument bekommen wir in unserer Mailbox eine Benachrichtigung; dann öffnen wir die e-Box und sehen das Dokument auch schon. Eine gewissen Zeit bleibt es in der e-Box archiviert und bei Bedarf können wir es natürlich auch selbst abspeichern. Das ist alles sehr praktisch“, fährt Van Houdenhove fort, „und es passt auch voll und ganz dazu, wie wir bei Sodalis unsere eigenen Dokumente digital verwalten.“
Oben auf der Wunschliste: Kommunikation in beide Richtungen
„Alles in allem funktioniert e-Box Enterprise sehr gut. Welche Änderungen wir uns wünschen würden? Nun, wir freuen uns darauf, wenn es soweit ist, dass wir Nachrichten beantworten, Aktionen direkt in der e-Box erledigen, Fragen stellen können… So würde aus der e-Box mehr als ein Eingang für digitale Dokumente – wir könnten das Tool als zentralen digitalen Hub nutzen, um mit staatlichen Stellen zu kommunizieren und unsere eigenen Dossiers bei den Behörden zu verwalten.“
„Wir sehen auch noch andere Möglichkeiten“, fährt Van Houdenhove begeistert fort. „Wenn ein Arbeitgeber heute zu einem anderen Sozialsekretariat wechselt oder ein Arbeitnehmer einen neuen Arbeitgeber hat, dann ist das immer mit allerhand Verwaltungsaufwand und Dokumentenaustausch verbunden. Dieser Dokumentenverkehr könnten ebenfalls über e-Box Enterprise laufen und sogar mit My e-Box verknüpft werden. So hätte jeder jederzeit und unabhängig von seinem Sozialsekretariat oder Arbeitgeber Zugang zu den passenden Dokumenten.“
„Und zuletzt“, fügt Van Houdenhove zu, „würden wir es begrüßen, wenn alle staatlichen Stellen so schnell wie möglich mit e-Box arbeiten und das Tool vollständig in ihre Abläufe integrieren. Bei einigen Dokumenten müssen wir uns aktuell in zwei unterschiedliche Systeme einloggen, um eingegangene Schreiben abzurufen. Das ist aus unserer Sicht nicht besonders praktisch.“
